ORIENTAÇÕES PARA AS SOLICITAÇÕES DE AUXÍLIO A EVENTOS

 

Para receber o apoio da Divisão Acadêmica do CCNH oferecido a eventos, o docente responsável deverá encaminhar, para o e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. , o  contendo todas as informações do auxílio necessário, detalhando o máximo possível, e observando os seguintes prazos e orientações de envio deste à Divisão Acadêmica do CCNH:

 

I- PRAZOS

1-  Eventos com solicitação de Coffee Break: ANTECEDÊNCIA DE 60 DIAS.

O formulário deve ser entregue com antecedência de no mínimo 60 dias da data do evento.

  • Importante: ressalta-se que o Coffee Break só é fornecido em eventos que demonstrem vínculo estrito com as finalidades institucionais da Universidade, conforme Portaria da Reitoria nº 448 de 2014.
  • A avaliação do preenchimento dos requisitos que definem a possibilidade de conceder ou não o Coffee Break não é realizada pelo CCNH, de modo que este apenas realiza a solicitação.

 

2-  Eventos sem solicitação de Coffee Break:

(i)  Com solicitação de diárias e passagens: ANTECEDÊNCIA DE 30 DIAS.

O formulário deve ser entregue com antecedência de no mínimo 30 dias da data do evento.

  • Este prazo deve ser observado, pois para que seja possível o pagamento de diárias e passagens há necessidade de colhimento de assinatura de superiores, bem como, envio à SUGEPE para compra e agendamento da viagem, dentre outros.
  • Não há garantia de fornecimento de diárias e passagens aos palestrantes ou convidados, pois há necessidade de consulta, pelo CCNH, de verba para tanto. IMPORTANTE: para que seja possível a análise de concessão, o solicitante deve observar se encontra-se enquadrado nas normas da Resolução do CCNH nº 02, de 08 de junho de 2015.

 

(ii)    Sem solicitação de diárias e passagens: ANTECEDÊNCIA DE 20 DIAS.

 

II – ORIENTAÇÕES:

1-   Do cumprimento dos prazos:

Não serão atendidas as solicitações entregues fora dos prazos estipulados.

 

2-   Preenchimento completo do formulário:

Ao preencher o formulário, observe todos os detalhes do evento, evitando ao máximo o esquecimento de itens, pois, a partir de sua entrega, a Divisão Acadêmica do CCNH se programará para que o evento seja cumprido com excelência.

  • Não serão atendidas as solicitações realizadas após a entrega do formulário, salvo quando esta for devidamente justificada e aceita após análise de viabilidade da DAC.

 

3-  Solicitação de transporte, diárias e passagens

Ao preencher o formulário, quando houver solicitação de transporte, diárias e passagens, deve-se complementá-lo com o anexo I e enviá-los, com todas as informações necessárias em um mesmo momento.

  • Todas as informações dos palestrantes e convidados devem ser informadas no momento do envio do formulário, observando-se o prazo supracitado.

 

4-  Apoio na confecção de lista de presença e crachás:

Para que a Divisão Acadêmica auxilie com a realização de listas de presença e crachás há necessidade do envio da lista de inscritos com antecedência.

  • Para que seja possível a realização deste item, a lista de inscritos deverá ser enviada com antecedência de 15 dias da data do evento.

 

5-  Certificados

O auxílio prestado pela Divisão Acadêmica do CCNH é a confecção e impressão de certificados no padrão CCNH (se o docente responsável desejar outro tipo de certificado a confecção deste será de sua responsabilidade ou da comissão organizadora do evento).

Neste sentido, caso haja necessidade de envio dos certificados, esta atribuição ficará a cargo da comissão organizadora do evento ou do responsável por este.

  • Caso haja solicitação de emissão de certificados, deve-se preencher as informações do anexo II e enviá-lo com antecedência de 7 dias.
  • Após o envio do Anexo II não será possível a inclusão de novos nomes. Haverá apenas a possibilidade do envio do certificado inominado à Comissão Organizadora para que esta realize os faltantes.
  • A Divisão Acadêmica poderá disponibilizar os certificados para retirada pelo prazo de até um mês após a realização do evento. Decorrido o prazo, os certificados serão entregues ao docente responsável pelo evento.
  • Ressalta-se que a prioridade é a emissão de certificados eletrônicos, evitando impressão, salvo se esta for necessária e justificada pelo docente.

 

6-  Equipamentos eletrônicos

Existe a possibilidade de o responsável pelo evento solicitar aparelhos eletrônicos, como televisão, ou até mesmo câmeras para foto e filmagem.

A solicitação ao NTI ou o empréstimo dos equipamentos do CCNH será realizado sob a responsabilidade do docente responsável pelo evento.

 

7 - Solicitações de auxílio a mais de um setor da UFABC

 

No momento da entrega do formulário de solicitação de apoio ao evento o docente deverá identificar se há apoio de outro setor da UFABC e especificar quais são estes apoios.

 

É possível que o CCNH conceda um apoio (exemplo: reserva de espaços) e outro setor conceda outro apoio (exemplo: transportes), mas isto deve estar claro no formulário.

 

Orientamos a não solicitar apoio em duplicidade (mesma solicitação ao CCNH e a outro setor. Exemplo: transportes para o CCNH e transportes para outro setor), pois, caso identifiquemos esta situação, o item indicado (em duplicidade) não terá o apoio do CCNH.

 

 

Links úteis 

Solicitação de diárias

Portaria da Reitoria nº448 de 2014

Anexo I - solicitação de transporte e diárias

Anexo II - solicitação de certificados

Resolução ConsCCNH nº02 de 2015 - concessão de diárias a convidados e colaboradores

Resolução ConsCCNH nº03 de 2015 - verba do CCNH destinada ao custeio de diárias

Resolução ConsCCNH nº01 de 2012 - concessão de afastamentos com ônus

 

APOIO AOS EVENTOS

O apoio oferecido aos eventos do CCNH são:

1. reserva de salas e espaços; 

2. Solicitações de mobiliários, equipamentos e materiais; 

3. Auxílio na organização de coffee-breaks; 

4. Auxílio no controle das inscrições e pagamentos; 

5. Solicitação de transportes e recepção de participantes; 

6. Organização de material de apoio: confecção de certificados, crachás e listas de presença; montagem de kits, com eventual pesquisa de preços; 

7. Conferência da montagem da infraestrutura e acompanhamento do evento; 

8. Apoio no credenciamento dos participantes; 

9. Auxílio na solicitação de pagamentos de passagens e diárias e contato com o palestrante para orientações; 

10. Auxílio na divulgação do evento