O apoio que pode ser oferecido aos eventos pelo CCNH é:

- Assistência no planejamento, organização e divulgação de eventos;

- Interface com outros setores nas solicitações de reserva de salas e espaços; solicitações de serviços da universidade, de mobiliários, equipamentos e materiais, com conferência da montagem da infraestrutura; e solicitação de transportes;

- Análise e devido encaminhamento das solicitações de diárias e passagens destinadas a palestrantes dos eventos, bem como auxílio na prestação de contas;

- Elaboração e emissão de certificados e documentos oficiais do evento como crachás e listas de presença.

 

Como solicitar?

Para receber o apoio do CCNH oferecido a eventos, o responsável deverá encaminhar de seu e-mail institucional ao e-mail da Divisão Acadêmica do CCNH (DAC-CCNH) - O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. -, com pelo menos 30 dias de antecedência da data do evento, o formulário de evento contendo todas as informações do auxílio necessário e observando as seguintes condições para a sua concessão:

 

Quem pode solicitar?

-  Servidores docentes e técnico-administrativos do CCNH;

- Discentes com docente do CCNH responsável. Para isso, o aluno terá que encaminhar o formulário de evento preenchido ao professor responsável, o qual deve observar a pertinência da promoção do evento e a estrita relação deste com a missão do CCNH e enviá-lo ao e-mail da DAC-CCNH, junto com um texto de anuência.

 

Quais são os prazos para solicitação:

 

Solicitação

Prazo Mínimo
Coffee Break 60 dias antes da data do evento
Apoio ao evento – solicitação geral 30 dias antes da data do evento
Certificados 30 dias antes da data de sua entrega
Diárias e passagens 30 dias antes da data do evento
Lista de presença 15 dias antes da data do evento
Transporte 05 dias antes da data da prestação do serviço

 

Reunião de orientação

O solicitante deve dispor de uma data - preferencialmente antes de enviar o formulário de evento - para uma reunião com o servidor da DAC-CCNH responsável pelo o apoio a eventos, a fim de esclarecer todos os procedimentos e prazos relacionados a eventos e sanar eventuais dúvidas. Para agendar, encaminhe e-mail para O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo.

 

Preenchimento e encaminhamento do formulário de eventos:

Ao preencher o formulário, observe todos os detalhes do evento, evitando ao máximo o esquecimento de itens, pois, a partir de sua entrega, a Divisão Acadêmica do CCNH se programará para que o evento seja cumprido com excelência.

Não serão atendidas as solicitações realizadas após a entrega do formulário, sendo possível apenas a indicação dos caminhos institucionais e disponibilização de modelos.

 

Solicitações:

 

I - Solicitações de auxílio a mais de um setor da UFABC:

No momento da entrega do formulário de solicitação de apoio ao evento o docente deverá identificar se há apoio de outro setor da UFABC e especificar quais são estes apoios.

É possível que o CCNH conceda um apoio (exemplo: reserva de espaços) e outro setor conceda outro apoio (exemplo: transportes), mas isto deve estar claro no formulário.

Orientamos a não solicitar apoio em duplicidade (mesma solicitação ao CCNH e a outro setor. Exemplo: reserva de espaço para o CCNH e reserva de espaços para outro setor). Pois, caso identifiquemos esta situação, o item indicado (em duplicidade) será desconsiderado automaticamente.

 

II - Reservas de salas e auditórios:

As reservas de salas e auditórios sob a responsabilidade da PROGRAD estão restritas ao quadrimestre vigente, de modo que as solicitações posteriores deverão aguardar a conclusão da alocação didática (distribuição das turmas) e suas respectivas salas.

 

III - Transportes:

Quando houver solicitação de transporte, deve-se preencher o formulário de solicitação de transporte e enviá-lo à Divisão Administrativa do CCNH por meio do e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. .

 

Todas as informações dos palestrantes e convidados devem ser informadas no momento do envio do formulário, inclusive o campo - auxílio/adicional ou reembolso de deslocamento.

O prazo para o envio do formulário de transporte é de 05 dias de antecedência da data solicitada. Todavia, salientamos que, quanto mais cedo for realizada a solicitação de transporte, maior será a probabilidade de ser concedida.

A confirmação do transporte dar-se-á somente 24h antes da data solicitada, conforme determinação do setor responsável.

O período de funcionamento do transporte é das 06h00 às 22h00.

 

IV - Diárias e passagens (solicitação de viagem nacional para convidado/colaborador eventual):

Ao preencher o formulário de eventos, quando houver solicitação de diárias e passagens, deve-se complementá-lo com o formulário de solicitação de diárias e passagens enviá-los juntos ao e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. , com todas as informações necessárias.

No dia do evento, o responsável por este deve colher as assinaturas dos convidados/colaboradores que receberem o auxílio de diárias e/ou passagens nos relatórios de viagens, bem como o recolhimento dos bilhetes de passagens e comprovantes de despesas, como recibos fiscais ou qualquer outro tipo de comprovantes relacionados a diárias de hotéis, alimentação, combustível, etc.

Não há garantia de fornecimento de diárias e passagens aos convidados ou colaboradores, pois há necessidade de consulta, pelo CCNH, de verba para tanto.

Para que seja possível a análise de concessão, o solicitante deve observar o enquadramento às normas da Resolução ConsCCNH nº04 de 2018 - concessão de diárias a convidados e colaboradores

 

V – Elaboração de listas de presença:

Para que a Divisão Acadêmica auxilie com a elaboração de listas de presença há necessidade do envio da lista de inscritos com antecedência de 15 dias da data do evento para o e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. .

 

VI - Equipamentos e Mobiliários:

A DAC-CCNH realizará os trâmites necessários para a reserva de equipamentos, mobiliários ou similares, mas alguns destes deverão ser retirados pelos próprios responsáveis do evento ou colaboradores do evento por estes autorizados no próprio setor possuinte, adotando-se o mesmo procedimento no ato da devolução, conforme aponta a tabela abaixo: 

 

Setor Responsável

Procedimento

Itens disponibilizados

CCNH

Retirar e devolver os equipamentos na DAC-CCNH, mediante assinatura de termo de responsabilidade.

Câmera e filmadora, tripé para filmadora, urnas de acrílico, tripés para pôster etc. Para lista completa, Acesse o site do CCNH.

ACI/Cerimonial  Retirar e devolver os itens na ACI

Toalhas de mesa, bandeiras, púlpitos etc. Para lista completa, Acesse o página do Cerimonial .

NTI  Retirar e devolver os equipamentos no NTI

Televisão, notebook, webcan, microfones etc. para lista completa, Acesse o site do NTI.

Prefeitura Universitária Mobiliários: serão dispostos no local solicitado.

Equipamentos: devem ser retirados e devolvidos na zeladoria. 

Mesas, cadeiras, displays, filtros de linha, microfones etc. para lista completa, Acesse o site da Prefeitura Universitária

 

As solicitações aos setores competentes terão como contato ou como copiado os e-mails dos responsáveis para cientificá-los dos empréstimos realizados e as ações a serem tomadas.

 

VII - Serviço de copa:

Conforme determina a Reitoria

CI Nº 144/2017/Reitoria, serão atendidas somente aquelas solicitações cujas mesas de palestrantes sejam compostas apenas por autoridades de Estado ou que contenham a presença de dirigente em nível de cargo de direção da UFABC (CD1 a CD4).

 

VIII - Solicitação de coffee break:

O pedido de coffee break deve ser realizado com 60 dias de antecedência da data do evento, por meio do e-mail da DAC-CCNH, apresentando informações que demonstrem vínculo estrito com as finalidades institucionais da Universidade, conforme portaria da Reitoria Nº 448/2014

A avaliação do preenchimento dos requisitos que definem a possibilidade de conceder ou não o Coffee Break não é realizada pelo CCNH, de modo que este apenas realiza a solicitação.

IX – Elaboração de Certificados

O auxílio prestado pela Divisão Acadêmica do CCNH é a confecção e impressão de certificados no padrão CCNH.

Para tanto, o responsável deve enviar preenchido o anexo I ao e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. .

Dispomos de 30 dias do recebimento do anexo I para elaborar os certificados e entregá-los. Portanto, caso a entrega dos certificados seja para a data do evento, o anexo I deverá ser encaminhado no mesmo momento que o formulário de evento.    

Se o docente responsável desejar outro tipo de certificado a confecção deste será de sua responsabilidade ou da comissão organizadora do evento.

Caso haja necessidade de envio dos certificados, esta atribuição ficará a cargo da comissão organizadora do evento ou do responsável por este.

Após o recebimento do Anexo I não será possível a inclusão de novos nomes. Haverá apenas a possibilidade do envio do modelo de certificado à Comissão Organizadora para que esta elabore os faltantes.

ATENÇÃO: Ressalta-se que a prioridade é a emissão de certificados eletrônicos, evitando impressão, salvo se esta for necessária e justificada pelo docente. O responsável que optar por assinar os certificados, deve enviar sua assinatura digitalizada junto com o anexo I para ser inserida no certificado.  

 

Considerações finais:

- Os prazos apresentados foram estipulados tendo em vista os prazos determinados pelos setores responsáveis pelas demandas, acrescido do tempo necessário para a completa tramitação das solicitações;

- Todos os atos referentes ao evento, inclusive as reservas de espaços e os empréstimos de equipamentos, mobiliários e afins, estão sob a custódia do docente solicitante, sendo este o responsável por qualquer dano ou prejuízo que venha ocorrer;

 

Links úteis

Calendário de Eventos

Formulário de solicitação de apoio a eventos

Formulário para solicitação de transporte

Formulário para solicitação de diárias e passagens

Portaria da Reitoria nº448 de 2014 que Regulamenta a utilização de serviço de buffet no âmbito da UFABC (coffee break

anexo I - certificados

RESOLUÇÃO ConsCCNH nº 04 de 2018 - Dispõe sobre a concessão de auxílio financeiro para pagamento de diárias e passagens no âmbito do CCNH e revoga as Resoluções ConsCCNH nº 02/2015, 03/2015 e 04/2016.